CHARTE TOTEM CPL SUR LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Soucieux de protéger la vie privée de ses clients, Totem CPL s’engage dans la protection des données personnelles.

La présente Charte a pour objet de rappeler nos principes et nos actions visant au respect de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

1- Principes en matière de traitement des données personnelles

En application du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à̀ la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, les traitements de vos données personnelles effectués par Totem CPL s’appuient sur les principes fondamentaux suivants :

✓ Les traitements sont licites, loyaux et transparents
✓ Les finalités de chaque traitement sont déterminées, explicites et légitimes
✓ Les données collectées sont proportionnelles à̀ la finalité́ du traitement
✓ Les données collectées font l’objet de mesures de sécurité́ organisationnelles et techniques

2- Responsable du traitement

Les données à caractère personnel collectées font l’objet d’un traitement par la société́ Totem CPL, SARL au capital de 8 100 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le n° B433121725 dont le siège social est situé́ au 24 rue de Surène 75 008 Paris.

3- Nature des données collectées

Par donnée à caractère personnel on entend toute information se rapportant à̀ une personne identifiée ou identifiable, notamment par référence à des identifiants tels qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité́ physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ainsi qu’à tout autre renseignement que nos clients décident de nous communiquer.

Nous collectons et traitons principalement deux types de données :

✓ Des données relatives à̀ nos clients : ces données concernent principalement les interlocuteurs du département formation, de la direction des ressources humaines, de la direction achats, du département commercial, industriel ou logistique. Les données personnelles collectées et traitées sont obligatoirement les noms, prénoms, adresse email, fonctions, et de manière facultative l’adresse postale, numéro de téléphone toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité́ du traitement.

✓ Des données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle : ces données sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès du stagiaire lui-même lors de l’inscription. Ces données sont : les noms, prénoms, employeur, profession, adresse email et postale, numéro de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et en lien direct avec la finalité́ du traitement.

La collecte des données du stagiaire auprès de l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés, ou dans le cadre de dispositif FNE (Fonds National pour l’Emploi) basé sur le volontariat des salariés.

La collecte des données auprès du stagiaire lui-même répond à l’obligation légale visée au paragraphe précédent ou à l’exécution d’une action de formation professionnelle telle que prévue à l’article L 6313-1 du Code du travail. Les données collectées sont alors nécessaires à la réalisation de l’action. Le cas échéant, et dans le cadre exclusif de l’organisation du temps de repas de la formation, Totem CPL peut demander ou recueillir spontanément auprès des stagiaires des informations concernantd’éventuelles allergies alimentaires.

De même, en application de l’article D 5211-3 du code du travail, Totem CPL peut collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaires au déroulé́ de la formation.

4/ Finalités de la collecte et du traitement des données personnelles

Les données collectées font l’objet d’un traitement par Totem CPL pour les finalités suivantes :

✓ Les données relatives à̀ nos clients en charge de l’achat de prestations de formation professionnelle ont pour finalité́ l’exécution de l’action de formation professionnelle des salariés.

✓ Les données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle ont pour finalité́ l’enregistrement et le traitement de la prestation de formation, à savoir : l’enregistrement des inscriptions, l’envoi des confirmations d’inscription et des documents légaux de la formation professionnelle, l’élaboration des listes d’émargement, des attestations de présence et de formation,l’émargement des stagiaires pour les formations en présentiel, la connexion aux plateformes LMS accessibles sur Internet. Ces finalités sont définies conformément aux dispositions de l’article L 6353- 9 du Code du travail.

5/ Destinataires des données personnelles

Les destinataires des données personnelles sont :

✓ Les services internes de Totem CPL en charge de la gestion de la formation. Seuls les personnels des services en charge du traitement des opérations liées à la gestion de la formation professionnelle ont accès aux données à caractère personnel.

✓ Les sous-traitants en charge d’une prestation liée à l’exécution de l’action de formation ou les partenaires Totem CPL. Lorsqu’un traitement de données personnelles est effectué́ par nos partenaires ou nos sous-traitants, le traitement est effectué́ dans le seul but de fournir la prestation ou permettre l’accès au service. A cet effet, les prestataires et sous-traitants ne sont autorisés à collecter les informations que pour les seuls besoins de la prestation.

✓ Peuvent également être destinataires de données à caractère personnel les organismes publics ou non, exclusivement pour répondre à nos obligations légales (contrôle et financement de la formation professionnelle notamment), les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les organismes chargés d’effectuer le recouvrement des créances.

Si des données venaient à être exportées hors de l’Union Européenne, Totem CPL s’engage à respecter les conditions requises par le règlement UE 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016, et notamment à assurer un niveau de protection des données suffisant et approprié.

6/ Durée de conservation des données

Les données personnelles collectées et traitées par Totem CPL pour l’exécution d’une prestation de formation sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de la formation. Elles font ensuite l’objet d’un archivage jusqu’à̀ l’expiration de la durée de prescription légale applicable (établissement de la preuve en matière contractuelle, justificatifs à fournir en cas de contrôle des services de l’Etat).

Les données concernant d’éventuelles allergies alimentaires ou des situations de handicap telles que visées au 2/ ci-avant ne sont conservées que pour la durée de l’action de formation.

7/ Droits

Conformément à la réglementation en vigueur, chacun dispose d’un droit d’accès et de rectification de ses données, ainsi que de celui d’en demander l’effacement, de s’opposer à̀ leur traitement et d’en obtenir la limitation ou la portabilité́ dans la mesure où cela est applicable, d’un droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Toute demande de modification est à effectuer via l’adresse suivante : contact@totem-formation.fr